Verzug klingt nach Paragraf, ist aber sehr konkret: Es ist der Tag, ab dem Sie mehr verlangen dürfen als den Rechnungsbetrag. Zinsen, bei Firmenkunden 40 Euro pauschal, und die Kosten, die Ihnen durch das Nachfassen entstehen. Vorher gibt es nichts davon.
Der häufigste Irrtum: Viele glauben, sie müssten erst dreimal mahnen. Das stimmt nicht. In den meisten Fällen ist der Kunde längst in Verzug, ohne dass eine einzige Mahnung geschrieben wurde.
Der Normalfall: ein Datum auf der Rechnung
Wenn auf Ihrer Rechnung "zahlbar bis 15. September" oder "14 Tage nach Rechnungsdatum" steht, ist der Tag berechenbar. Und weil er berechenbar ist, tritt der Verzug am Tag danach von selbst ein. Ohne Mahnung, ohne Anruf, ohne Ankündigung.
Ihr Fall
Ist Ihr Kunde schon in Verzug?
Vier Fragen, eine Minute. Ausgewertet wird nur, was Sie eingeben.
Frage 1 von 4
Wer schuldet Ihnen das Geld?
Frage 2 von 4
Was steht bei Ihnen als Zahlungsziel auf der Rechnung?
Frage 3 von 4
Haben Sie schon nachgefasst?
Frage 4 von 4
Steht in Ihrer Rechnung der Hinweis auf die 30-Tage-Regel?
Wenn kein Datum darauf steht
Dann gibt es zwei Wege. Der schnelle: Sie schicken eine Zahlungsaufforderung. Ab dem Tag, an dem sie beim Kunden ankommt, ist er in Verzug. Sie muss nicht "Mahnung" heißen, eine freundliche E-Mail mit der Bitte um Zahlung genügt.
Der langsame: Sie warten. Spätestens 30 Tage nach Zugang der Rechnung tritt der Verzug auch ohne Ihr Zutun ein. Bei Privatkunden gilt das allerdings nur, wenn Sie genau darauf in der Rechnung hingewiesen haben. Fehlt der Hinweis, passiert ohne Mahnung nichts.
Wer als Privatkunde zählt und wer nicht
Der Unterschied ist einfacher, als er klingt. Privatkunde ist, wer für sich selbst kauft. Alles andere zählt als Firmenkunde: GmbHs, Einzelunternehmer, Vereine, Hausverwaltungen, Behörden. Für die gilt die 30-Tage-Regel ohne den zusätzlichen Hinweis, und nur bei ihnen gibt es die 40 Euro Pauschale.
Die Frage ist selten, ob Verzug eingetreten ist. Die Frage ist, ob Sie es belegen können.
Was Sie festhalten sollten
Wenn es später zur Auseinandersetzung kommt, müssen Sie zeigen, wann die Rechnung angekommen ist und was Sie geschickt haben. Nicht, dass Sie es gemeint haben.
Datum, an dem die Rechnung raus ist, und der Weg: E-Mail, Post, Übergabe auf der Baustelle.
Der genaue Wortlaut des Zahlungsziels, so wie er auf der Rechnung steht.
Jede Erinnerung mit Datum. Ein Anruf ist gut für die Beziehung, aber schwer zu belegen. Schreiben Sie danach zwei Zeilen als E-Mail hinterher.
Drei Sätze, die das Problem dauerhaft lösen
In jede Rechnung ein konkretes Zahlungsdatum, nicht "sofort" und nicht "nach Erhalt".
Bei Privatkunden zusätzlich der Hinweis, dass 30 Tage nach Zugang der Rechnung Verzug eintritt.
Eine kurze Erinnerung, sobald das Datum verstrichen ist. Sie kostet nichts und sie schafft den Nachweis, den Sie später brauchen.
Häufige Fragen
Muss ich dreimal mahnen?
Nein. Es gibt keine Vorschrift über die Anzahl der Mahnungen. Steht ein Zahlungsdatum in der Rechnung, brauchen Sie gar keine. Steht keines darin, reicht eine einzige Zahlungsaufforderung.
Muss die Mahnung per Einschreiben raus?
Nein, eine E-Mail genügt. Der Unterschied liegt nur im Nachweis: Beim Einschreiben können Sie den Zugang belegen, bei der E-Mail wird es schwieriger, wenn der Kunde bestreitet, sie erhalten zu haben.
Zählt eine Erinnerung schon als Mahnung?
Ja, wenn daraus erkennbar hervorgeht, dass Sie die Zahlung verlangen. Die Überschrift spielt keine Rolle. "Bitte überweisen Sie den offenen Betrag bis Freitag" wirkt genauso wie ein Schreiben mit dem Wort Mahnung.
Ab wann laufen die 30 Tage?
Ab Zugang der Rechnung beim Kunden, nicht ab dem Rechnungsdatum. Deshalb ist es sinnvoll festzuhalten, wann Sie die Rechnung verschickt oder übergeben haben.
Was ist, wenn der Kunde die Rechnung nie bekommen hat?
Dann läuft weder die 30-Tage-Frist noch ein vereinbartes Zahlungsziel. Im Streitfall müssen Sie den Zugang belegen. Ein Versand per E-Mail mit archivierter Kopie ist dafür deutlich besser als ein Brief ohne Nachweis.
