Mahnen kostet selten viel Geld, aber immer Zeit. Nachschauen, wer nicht gezahlt hat, erinnern, nachfassen, telefonieren: jede einzelne Handlung dauert Minuten, und zusammen ergeben sie über den Monat einen halben bis ganzen Arbeitstag.
Diese Zeit fällt fast immer abends oder am Wochenende an, weil tagsüber die Arbeit läuft, mit der Sie Ihr Geld verdienen. Deshalb wird sie oft übersehen: sie taucht in keiner Kostenstelle auf.
Rechnen Sie sie einmal zum eigenen Stundensatz durch. Danach wissen Sie, ob sich die Arbeit lohnt, ob sie jemand anders machen sollte oder ob sie automatisch laufen kann.
Wer sagt, dass Mahnen Zeit kostet, meint meistens das Schreiben der Mahnung. Das ist aber der kleinste Teil. Die Zeit geht woanders hin.
Den Überblick herstellen: welche Rechnungen sind eigentlich offen, welche davon sind überfällig, und ist die Zahlung vielleicht doch schon eingegangen.
Die Nachricht schreiben und verschicken: Betrag, Rechnungsnummer und Datum heraussuchen, freundlichen Ton finden, abschicken.
Nachfassen: die Antwort abwarten, die Ausrede einsortieren, anrufen, sich das Ergebnis merken, in zehn Tagen wieder dran denken.
Der dritte Punkt ist der teuerste, weil er sich nicht abarbeiten lässt. Er kommt jede Woche zurück, für jeden offenen Fall einzeln, und er lässt sich schlecht delegieren, solange die Entscheidung bei Ihnen liegt.
Ihr Fall
Was kostet Sie das Mahnen im Monat?
Vier Fragen, eine Minute. Schätzen Sie ruhig grob, es geht um die Größenordnung.
Frage 1 von 4
Wie lange brauchen Sie im Monat, um herauszufinden, welche Rechnungen offen und überfällig sind?
Frage 2 von 4
Wie viel Zeit geht im Monat für Erinnerungen und Mahnungen drauf, also Heraussuchen, Schreiben, Verschicken?
Frage 3 von 4
Wie viel Zeit kostet Sie das Nachfassen, also Telefonate, Rückfragen und das Dranbleiben?
Frage 4 von 4
Was berechnen Sie einem Kunden für eine Stunde Ihrer Arbeit?
Warum die Zeit in keiner Rechnung auftaucht
Wenn Sie eine Stunde auf der Baustelle stehen, ist die Stunde im Angebot kalkuliert. Wenn Sie eine Stunde am Küchentisch offene Posten sortieren, steht sie nirgends. Sie ist trotzdem weg, und sie fehlt entweder beim Umsatz oder bei der Familie.
Die Arbeit, die niemand bezahlt, ist die Arbeit, die niemand misst.
So rechnen Sie es für sich aus
Schätzen Sie die drei Teile getrennt und rechnen Sie mit dem Stundensatz, den Sie einem Kunden berechnen würden. Nicht mit dem, was nach allen Kosten übrig bleibt, denn diese Stunde hätten Sie tatsächlich verkaufen können.
Was die Zeit tatsächlich reduziert
Es gibt drei Ansätze, und nur einer davon funktioniert dauerhaft.
Seltener mahnen: spart Zeit und kostet Geld. Die Fälle werden nicht weniger, sie werden nur älter und schwerer einzutreiben.
Jemanden einstellen oder beauftragen: funktioniert, kostet aber mehr als die Zeit, die es spart, solange das Volumen klein ist.
Die immer gleichen Schritte automatisch laufen lassen und nur die Entscheidungen selbst treffen: erinnern, Kanal wechseln, nachfassen, Termin merken. Das ist der Teil, der wirklich jedes Mal identisch ist.
Ein realistischer Vergleich
Ein Betrieb mit 40 offenen Rechnungen im Monat, von denen 8 überfällig werden, kommt schnell auf drei bis fünf Stunden. Bei 80 Euro Stundensatz sind das 240 bis 400 Euro im Monat, ohne dass ein einziger Euro schneller hereinkommt. Der Nutzen entsteht erst dadurch, dass die Rechnungen früher bezahlt werden.
Häufige Fragen
Mit welchem Stundensatz soll ich rechnen?
Mit dem, den Sie einem Kunden berechnen würden. Die Stunde, die Sie mit offenen Rechnungen verbringen, hätten Sie sonst verkaufen können. Wenn Ihr Kalender ohnehin nicht voll ist, rechnen Sie stattdessen mit dem Wert, den die Stunde für Sie privat hat.
Lohnt sich eine eigene Kraft für die Buchhaltung?
Das hängt am Volumen. Solange der Aufwand bei wenigen Stunden im Monat liegt, ist eine zusätzliche Kraft teurer als der Aufwand. Ab einem gewissen Punkt kippt das, und dann geht es nicht mehr nur ums Mahnen, sondern um die ganze Buchhaltung.
Spart es Zeit, seltener zu mahnen?
Kurzfristig ja, auf Dauer nein. Alte Forderungen sind aufwendiger einzutreiben als frische, weil mehr Rückfragen kommen und die Zahlungsbereitschaft sinkt. Die Zeit verschiebt sich nur nach hinten und wird dabei mehr.
Was lässt sich beim Mahnen überhaupt automatisieren?
Alles, was jedes Mal gleich abläuft: nachsehen, was offen ist, zum richtigen Zeitpunkt erinnern, den Kanal wechseln, wenn keine Antwort kommt, und den nächsten Termin merken. Was nicht automatisch laufen sollte, sind Zugeständnisse und die Entscheidung, wann der Ton schärfer wird.
