Die Ausfallquote ist der Anteil Ihres Umsatzes, den Sie am Ende nie sehen. Sie rechnen sie aus, indem Sie die abgeschriebenen Beträge durch den Jahresumsatz teilen.
Die Zahl allein sagt wenig. Interessant wird sie im Vergleich zu Ihrer eigenen Marge: Bei 20 Prozent Marge frisst ein Prozent Ausfall fünf Prozent Ihres Gewinns.
Wer seine Quote nicht kennt, kann auch nicht beurteilen, ob sich Vorkasse, Bonitätsprüfung oder konsequentes Nachfassen für ihn lohnen.
In den meisten Betrieben gibt es sie nicht. Ausfälle verschwinden einzeln: hier eine Rechnung, die nach acht Monaten abgeschrieben wird, dort eine Insolvenz, dazwischen drei Kleinbeträge, die niemand weiterverfolgt hat. Jeder einzelne Fall wirkt verkraftbar. In der Summe sieht es anders aus.
Genau deshalb lohnt es sich, die Zahl einmal im Jahr zu bilden. Sie ist die Grundlage für jede Entscheidung darüber, wie viel Aufwand Sie ins Nachfassen stecken sollten.
So rechnen Sie
Alles zusammenzählen, was Sie im letzten Jahr abgeschrieben haben. Auch die Kleinbeträge, gerade die.
Durch den Jahresumsatz teilen.
Mal 100. Das ist Ihre Ausfallquote in Prozent.
Beispiel: 12.000 Euro abgeschrieben bei 750.000 Euro Umsatz sind 1,6 Prozent.
Ihr Fall
Wie hoch ist Ihre Ausfallquote?
Vier Fragen, eine Minute. Gerechnet wird nur mit dem, was Sie eingeben.
Frage 1 von 4
Wie hoch war Ihr Umsatz im letzten Jahr ungefähr?
Frage 2 von 4
Wie hoch war eine typische Rechnung, die ausgefallen ist?
Frage 3 von 4
Wie oft kam das im letzten Jahr vor?
Frage 4 von 4
Wie viel davon haben Sie am Ende doch noch bekommen?
Was in die Rechnung gehört und was nicht
Gehört hinein: alles, was Sie ausgebucht haben, Insolvenzausfälle, Beträge, die nach der Verjährung nicht mehr durchsetzbar waren, und stillschweigend aufgegebene Kleinforderungen.
Gehört nicht hinein: Rechnungen, die nur spät bezahlt wurden. Die kosten Sie ebenfalls Geld, aber das ist eine andere Größe, nämlich die Kapitalbindung.
Gehört nicht hinein: Nachlässe und Skonti, die Sie freiwillig gegeben haben. Die sind eine Preisentscheidung, kein Ausfall.
Die Ausfallquote ist die einzige Zahl, in der die Kleinbeträge sichtbar werden, die einzeln nie jemandem auffallen.
Was Sie mit der Zahl anfangen
Sie ist ein Maßstab für Entscheidungen, die sonst aus dem Bauch getroffen werden. Drei Beispiele:
Lohnt sich eine Bonitätsprüfung vor größeren Aufträgen? Vergleichen Sie die Kosten der Abfragen mit dem, was Sie im Jahr verlieren.
Lohnt es sich, jemanden ein paar Stunden im Monat auf offene Posten anzusetzen? Wenn Ihre Ausfälle im fünfstelligen Bereich liegen, rechnet sich das schnell.
Sollten Sie bei bestimmten Kundengruppen auf Anzahlung umstellen? Schauen Sie nach, wo die Ausfälle herkommen, bevor Sie es bei allen einführen.
Woher die Ausfälle meistens kommen
Wenn Sie die Fälle des letzten Jahres nebeneinanderlegen, zeigt sich in fast jedem Betrieb dasselbe Muster: wenige große Ausfälle, die man nicht kommen sah, und viele kleine, um die sich niemand gekümmert hat. Die großen lassen sich durch Anzahlungen und Bonitätsprüfung begrenzen. Die kleinen verschwinden fast vollständig, wenn früh und konsequent nachgefasst wird.
Häufige Fragen
Was ist eine normale Ausfallquote?
Darauf gibt es keine ehrliche Antwort. Die kursierenden Branchenwerte definieren unterschiedlich, was als Ausfall zählt, und sind deshalb nicht vergleichbar. Aussagekräftiger ist der Vergleich Ihrer eigenen Quote über mehrere Jahre.
Zählen spät bezahlte Rechnungen als Ausfall?
Nein. Wenn das Geld kommt, ist es kein Ausfall. Es kostet Sie trotzdem etwas, nämlich die Zeit, in der Sie den Betrag vorfinanziert haben. Das ist eine eigene Größe.
Rechne ich mit Netto oder Brutto?
Mit Netto, also ohne Umsatzsteuer, weil Sie die abgeführte Steuer bei einem endgültigen Ausfall berichtigen können. Wichtig ist nur, dass Sie Umsatz und Ausfälle auf derselben Grundlage rechnen.
Ab wann buche ich eine Forderung aus?
Wenn absehbar ist, dass nichts mehr kommt: nach einer Insolvenz, nach einer erfolglosen Vollstreckung oder wenn die Verjährung abgelaufen ist. Für die eigene Quote reicht eine ehrliche Einschätzung, für die Buchhaltung gelten die Regeln Ihres Steuerberaters.
Was hilft am schnellsten gegen eine hohe Quote?
Bei vielen kleinen Ausfällen: früher und konsequenter nachfassen. Bei wenigen großen: Anzahlungen und eine Prüfung vor dem Auftrag. Schauen Sie sich zuerst an, aus welcher der beiden Richtungen Ihre Ausfälle kommen.
Begriffe aus diesem Beitrag, kurz erklärt: Ausfallquote. Alle weiteren stehen im Lexikon.
